Recepcionista Bilíngue Temporária

• Atendimento telefônico, sendo o primeiro contato em ligações externas;

• Transferência de ligações, anotações de recados;

• Documentação recebida e enviada. Protocolos de recebimento, organização e controle;

• Operacionalizar as viagens dos Management Team e Managing Director, observando agendamento e marcação de passagens, reservas de hotel e traslados em consonância com a Política de Viagens vigente;

• Recepção de visitantes e/ou funcionários estrangeiros, representantes de Clientes ou partes interessadas, dando suporte e assistindo no que for necessário;

• Programação de nomes dos visitantes na TV da Recepção;

• Documentos de suporte a viagens (seguros);

• Gerar relatórios e mecanismos de controle das viagens, fazendo acompanhamento e demonstrando padrões e comportamentos do planejamento de viagem;

• Logística (transporte e hotel) de todos os funcionários estrangeiros visitando a Empresa. Agendamento, controle, acompanhamento e comunicações;

• Recepcionar visitantes;

• Recebimento e conferência de Notas Fiscais do RH e Refeitório;

• Criação de Ordens de Compras (PR);

• Criação de Fault Report para manutenção, do prédio administrativo (FR);

• Suporte ao RH em eventos;

• Suporte na organização dos treinamentos mandatórios com agendamento de salas, organização de coffee-break e materiais necessários, junto aos instrutores;

• Conferência e envio para aprovação de Invoices Viagem;

• Requerimentos mensais de materiais para o RH;

• Suporte no agendamento de treinamentos mandatórios externos;

• Fazer o lançamento de treinamentos internos no Registro de Treinamentos;

• Outras tarefas administrativas do RH e demais áreas (sob demanda)

Responsabilidades da Função

• Aquisição de Passagens e vouchers para Management Team;

• Reservas de hotel para Management Team;

• Traslados – agendamento, controle, comunicação e acompanhamento;

• Criação de Ordens de Compras (PR);

• Criação de Fault Report para manutenção, do prédio administrativo (FR);

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