Coordenador de Facilities

Atividades:

• Manter contato com fornecedores e prestadores de serviços para várias necessidades relacionadas às instalações e coordenar atividades de manutenção e reparo de equipamentos e instalações do escritório, alinhadas com o coordenador de infraestrutura Hard da conta.
• Coordenar as atividades da recepção, incluindo o gerenciamento de visitantes e os sistemas telefônicos
• Supervisionar o manuseio, a distribuição e os serviços de correio e encomendas. Também manter o estoque de materiais de escritório e fazer pedidos conforme necessário.
• Coordenar as reservas de salas de reunião e gerenciar as instalações para conferências
• Organizar e supervisionar o layout do escritório e a alocação de espaço.
• Gerenciar protocolos de segurança, incluindo controle de acesso e crachás de visitantes
• Gerenciar as solicitações de serviço por e-mail, telefone, Welink, WeChat e WhatsApp.
• Processar a solicitação registrando, despachando o serviço, rastreando, monitorando e encerrando ou encaminhando ao supervisor, se necessário.
• Trabalhar com o Planejamento de rotinas e procedimentos operacionais padrão para garantir o cumprimento de metas de KPI, monitorar SLAs e planejar ações de melhoria e recuperação.
• Atualizar com precisão as principais partes interessadas sobre o status do programa a qualquer momento.
• Gerenciar matricialmente a equipe operacional e administrativa
• Colaborar com a equipe da cadeia de suprimentos na definição do escopo, visitas a fornecedores e gestão de desempenho.
• Identificar oportunidades para agregar valor por meio da qualidade, inovação e melhorias de custo.
• Estabelecer orçamentos anuais e acompanhar as despesas de acordo com os processos do cliente.
• Garantir o cumprimento da grade de treinamentos obrigatórios de toda a equipe.
• Divulgar e promover as políticas de Qualidade, padrões e práticas recomendadas em ISO, para todos os membros da equipe, bem como atender às auditorias.
• Garantir a guarda de evidências documentadas que suportam o processo de qualidade.
• Garantir que todos os procedimentos de saúde e segurança sejam seguidos e contribuir na investigação de incidentes, caso ocorram.
• Realizar visitas técnicas em todas as unidades periodicamente.
• Fornecer relatórios mensais com os registros do status das solicitações de serviço
• Fornecer relatórios financeiros rotineiros e específicos.

Competências:

• Liderança, trabalho em equipe, resolução de conflitos, adaptabilidade, conformidade, comunicação e resiliência.
• Excelentes habilidades de gestão de pessoas, pensamento claro e capacidade de se adaptar às exigências da função
• Pensamento crítico e flexível, incluindo a capacidade de mudar de direção e tentar novas abordagens quando confrontado com desafios
• Habilidades escritas e verbais

Requisitos:

• Superior completo em Engenharia, arquitetura ou administração.
• Inglês fluente.
• Experiência comprovada de 5 anos em gestão de facilities;
• Experiência em gestão e desenvolvimento de pessoas com equipes acima de 10 pessoas diretas.
• Experiência em ferramentas digitais de gestão de manutenção e limpeza
• Pacote Office completo

Local: Rio de Janeiro - RJ

A JLL tem uma cultura diversa e inclusiva. Estamos comprometidos em criar um ambiente em que todos se sintam valorizados e capacitados para atingir o seu potencial, independentemente de deficiência, raça, etnia, idade, religião, sexo biológico, identidade de gênero, orientação sexual, expressão de gênero ou biotipo.

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