Analista de Eventos

Qualificação:

• Experiência em organização de eventos

• Conhecimentos em todas as aplicações do Windows Office, experiência com o Canva

• Pessoa auto-motivada, pró-ativa, flexível, prestativa, com alta competência comunicativa, que tenha iniciativa e contribua no trabalho em equipe

• Habilidade para trabalhar de forma independente com autogestão do tempo e das tarefas

• Com flexibilidade de horário para algumas datas especiais durante o ano e para viagens

• Cursos: Hotelaria, Turismo, Eventos, Comunicação, Relações Públicas e Marketing

Responsabilidades:

• Programação anual de eventos corporativos (presenciais e virtuais) para atender e promover as companhias suíças associadas à SWISSCAM.

• Planejamento das atividades e palestras de 8 comitês em colaborações com os seus coordenadores.

• Reuniões de alinhamentos mensais com palestrantes e coordenadores dos comitês.

• Organização de eventos em parceria com a Embaixada Suíça no Brasil e com o Consulado Geral da Suíça em São Paulo, assim como para autoridades suíças e brasileiras.

• Planejamento, execução e controle de eventos, como webinars, comitês, seminários, cafés da manhã, almoços, jantares, coquetéis e palestras, entre outros.

• Construção do briefing dos eventos em parceria com os associados, contribuindo com ideias de apresentações e atividades.

• Negociação com fornecedores, busca e seleção de palestrantes e ações para prospecção de participantes nos eventos.

• Visitas técnicas para operacionalizar os eventos.

• Execução de todo o check-list de eventos corporativos, desde a preparação interna até a execução em campo (acompanhar cronograma, orçamentos, infraestrutura, alimentação, logística, montagens, desmontagens, etc.).

• Pesquisa e contato com parceiros e patrocinadores para os eventos com associados e fornecedores.

• Suporte administrativo ao Departamento Financeiro, como organização das faturas recebidas relacionadas aos eventos, conferência de orçamentos e fechamento do evento.

• Controle do processo de contratos e pagamentos de fornecedores relacionados aos eventos.

• Realização de follow-ups constantes e personalizados com palestrantes e fornecedores a fim de garantir a organização adequada do evento.

• Produção do material de divulgação dos comitês e eventos da câmara e publicação no site e redes sociais incluindo seu design e identidade visual.

• Gestão e execução das ferramentas de mailing.

• Contato com convidados de eventos para verificar o interesse e disponibilidade em participar dos eventos promovidos (RSVP ativo).

• Respostas às confirmações de presença que chegarem por e-mail, telefone ou por meio de outro canal pré-definido (RSVP passivo).

• Disparo de e-mails na véspera do evento com informações gerais aos participantes.

• Confecção manual dos crachás dos participantes dos eventos, prismas de identificação e a lista de participantes.

• Separação e impressão de todo o material que será necessário no dia do evento: lista de participantes, convites, cvs dos palestrantes, brindes, presente dos palestrantes, banner associados ouro, slide de descanso entre as apresentações, slides dos palestrantes, telefones úteis, mini bandeiras, placas de tempo e pins.

• Operacionalização da plataforma virtual utilizada pela SWISSCAM para a transmissão dos eventos online.

• Recepção e credenciamento dos convidados em eventos presenciais, bem como aprovação e controle de participantes em eventos virtuais.

• Envio de pesquisas de feedback, vídeos e arquivos com os slides das palestras aos participantes dos eventos.

• Fornecimento de press releases, declarações públicas e apresentações institucionais.

• Preparação de materiais para marketing como apresentações institucionais e infográficos.

• Contato com mais de 79 autores para a atualização semestral de 37 capítulos do Guia Doing Business em português e inglês. Articulação e negociação entre os autores. Follow-ups. Deliberações estratégicas junto ao coordenador do guia.

• Apoio a outras áreas.

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