Secretaria Executiva

Graduação completa;

Experiência em negócios, incluindo experiência como Secretário de um gerente ou diretor de alto nível.;

Proficiência em processamento de texto e / ou computadores pessoais; excelente ortografia e habilidades gramaticais;

Excelentes habilidades de comunicação;

A capacidade de exercer tato, diplomacia, discrição e julgamento em contato com indivíduos de alto nível e lidar com informações confidenciais e altamente confidenciais;

Organização;

Experiência no Pacote Office e Office 365, Webex, Teams e Zoom, assim como ferramentas de colaboração em geral e como suportar o superior com acesso a agenda, e demais ferramentas

Inglês fluente; (conduzir conversas no idioma e elaborar atas das reuniões)

Flexibilidade para viagens quando necessário;

Acesso diversos a sistemas, experiência em uso de sistemas corporativos, incluindo ERP.

Flexibilidade para trabalhar em outras filiais sempre que necessário.

Espanhol será considerado um diferencial;

Principais responsabilidades:

Estabelece, mantém e organiza os horários para maximizar a eficiência de tempo;

Rastrear e monitorar projetos desde a solicitação até a conclusão final;

Filtrar e priorizar as informações, ligações e visitas recebidas para os Diretores;

Coordenar conferências, reuniões de pessoal, negócios, seminários, roteiros de viagem etc.;

Revisar diversos relatórios gerencais, despesas do time, confirmando que atendem as políticas da empresa, tais como registros de orçamento e financeiros, arquivos confidenciais, resumos e dados de apoio em preparação para as reuniões;

Realizar prestaçao de contas das viagens dos diretores que suportar.

Garantir o cumprimento das políticas da empresa, tanto as corporativas, financeiras, segurança da informação e quaisquer outras que sejam aplicáveis.

Analisar e produzir uma variedade de relatórios diários, semanais e mensais para precisão e consistência, orientando os Diretores sobre atividades ou discrepâncias incomuns.

Preparar correspondência ou documentos de ditado ou cópia impressa, compor correspondência para itens de rotina sem direção geral;

Tomar medidas autorizadas durante a ausência do executivo e usar iniciativa e julgamento para direcionar os assuntos ou solucioná-los.

Analisar as chamadas e visitantes para determinar a resposta mais apropriada para solicitar ou responder ao pedido.

Pro-atividade e gerenciamento completo da agenda e compromissos dos diretores

Espanhol - Nível Intermediário e Inglês - Nível Fluente