Assistente Administrativo de Projetos de Operações

• Assistente Administrativo de Projetos de Operações

Principais atividades:

Responsável por toda a logística das reuniões semanais do Comitê de Projetos, atuando como mestre de cerimônias, com envio de convites, gravação, armazenamento e gestão de documentos, atas e pautas. Faz a gestão de agendas da gerente da área, valida prioridades e liberações de horários para reuniões interdepartamentais. Atua em contato constante com secretárias de diretoria, alinhando deliberações e sincronicidade das agendas para comitês e reuniões estratégicas. Cuida da organização de encontros presenciais, incluindo reservas de salas, coffee-breaks e demais demandas logísticas. Também realiza a gestão de documentos e atas de reuniões do time de operações, solicitações de compras via SAP, e apoia, de forma pontual, com logística de viagens (passagens e hospedagem). Durante as reuniões, é o responsável por controlar os tempos das pautas e garantir a fluidez do encontro dentro do cronograma.

• Suportar a execução de processos administrativos da área de Projetos de Operações.

• Realizar a governança dos fóruns geridos pela área de Projetos Operações (controle e envio de pautas de reuniões, arquivamento de documentação gerada da reunião, agendamento de salas, controle do tempo de pautas, ser mestre de cerimônia dos fóruns, realizar atas de reuniões)

• Realizar o controle da agenda da gerência, validando compromissos e respostas das agendas recebidas.

• Acompanhar e manter todos os envolvidos sobre as alterações e procedimentos administrativos.

• Garantir o rastreamento de informações do setor, mediante arquivamento das documentações envolvidas nos processos operacionais diversos.

• Controlar processo de aquisição de viagens nacionais e internacionais sendo: inscrições, passagens, reserva de hotel, solicitações de roaming internacional, aviso viagem e controle de despesas internacionais.

• Criar e sustentar relacionamentos construtivos com diferentes partes interessadas, incluindo equipes internas e parceiros externos.

Jornada de trabalho: Segunda a Sexta - Horário Comercial

Local: Home office - Necessário disponibilidade para eventualmente comparecer de modo presencial na Barra Funda e Embu das Artes.

Olá!

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Lembre-se: a partir da candidatura, seu perfil será avaliado e em caso de compatibilidade com os requisitos da posição, fornecidos pelo contratante, haverá novas etapas do processo de seleção de acordo com os procedimentos de cada parceiro.

A Somar Diversidade é sua parceira e te auxilia a se aproximar do cliente e a realizar as etapas de seleção, porém, a decisão final de contratação é de responsabilidade do parceiro divulgador da vaga.  

Desejamos sucesso!