Assistente Administrativo III - Atuação em Facilities

DESAFIO

Realizar a gestão administrativa e operacional dos contratos de transporte dos colaboradores e o controle da ocupação e manutenção dos flats atuando como ponto focal entre a Arauco, fornecedores e colaboradores, garantindo a eficiência dos serviços, o cumprimento dos contratos, a organização dos espaços e a satisfação dos usuário e dar suporte às demais atividades da área.

Atividades principais

- Administrar o processo de alocação e desocupação dos flats e da vila Arauco, mantendo registros atualizados de ocupação, listas de espera e informações dos residentes;

- Controlar o cumprimento das normas de utilização da vila pelos residentes;

- Elaborar relatórios sobre a ocupação, custos de manutenção e outras informações relevantes;

- Atuar como ponto de contato para os residentes, recebendo solicitações, solucionando problemas e fornecendo informações;

- Realizar a gestão administrativa do serviço de transporte de funcionários, monitorando a qualidade, cumprimento de horários, rotas, condições dos veículos, atendimento aos usuários etc., propondo otimizações de rotas e horários parar maior eficiência e custos adequados;

- Elaborar relatórios gerenciais sobre a utilização e custos do transporte;

- Realizar a gestão de arquivos, avaliando a necessidade de arquivamento dos documentos;

- Preparar relatórios administrativos, financeiros, de controles internos;

- Dar suporte a gestores e colaboradores em demandas administrativas;

- Gerenciar o estoque de materiais de escritório, fazendo pedidos e garantindo que não haja falta de itens essenciais;

- Receber, distribuir e enviar correspondências e documentos;

- Conferir, lançar e controlar notas fiscais de fornecedores, garantindo a conformidade com os requisitos fiscais e assegurando os pagamentos dos fornecedores;

- Acompanhar KPIs relacionados aos serviços prestados pela central administrativa;

- Identificar e propor soluções para otimizar processos administrativos e operacionais;

- Acompanhar e registrar demandas de manutenção preventiva e corretiva;

- Coordenar a utilização de salas de reuniões, auditórios e outros espaços compartilhados;

- Acompanhar contratos com fornecedores de serviços;

- Outras atividades correlatas;

Inglês - Nível Básico e Espanhol - Nível Básico

Necessário:

Ens. Médio completo(2º Grau)

CNH B

Conhecimento em:

Ferramentas da qualidade

Excel avançado

Interpretação de indicadores de desempenho

SAP (Criação de RC, cadastro de materiais, acompanhamento de pedidos, pagamentos e custos)

Desejável:

Inglês e espanhol básico

Serão diferenciais as seguintes competências:

X Comunicação escrita e oral

X Organização

X Orientação ao cliente

X Relacionamento interpessoal

X Trabalho em equipe

X Visão sistêmica