Assistente Administrativo II

Estamos em busca de um(a) talentoso(a) Assistente Administrativo II para integrar nossa equipe em Luis Eduardo Magalhães, BA – DCB. .

Resumo do trabalho:

Coordena documentos e coleta/insere dados relacionados a tarefas de suporte administrativo designadas a uma equipe, departamento, função ou outro líder/grupo organizacional. Desempenha atividades sob um grau moderado de supervisão.

Responsabilidades chave:

• Fornece apoio administrativo através de pesquisas, preparação de relatórios estatísticos e atendimento de solicitações de informações de rotina.
• Reúne, compila e verifica informações e insere-as corretamente em documentos, como relatórios, apresentações ou formulários; e sistemas de escritório, como bancos de dados ou planilhas.
• Auxilia na coleta de dados, entrada de dados e geração de relatórios em várias atividades relacionadas ao departamento.
• Auxilia nas funções associadas, tal como na preparação de correspondência, recebimento de visitantes, organização de teleconferências e agendamento de reuniões.
• Responde ou redireciona consultas de rotina de fontes externas ou internas sobre a organização/departamento, suas atividades ou processos, para que os solicitantes/visitantes sejam atendidos com rapidez e precisão.
• Prepara a documentação para pagamento de provedores, fornecedores e outros terceiros conforme aplicável; envia a documentação e entra com o pedido de pagamentos no sistema contábil; responde a consultas de contas a pagar e receber.
• Registra e mantém políticas e procedimentos departamentais.
• Participa como membro da equipe em tarefas e projetos de melhoria comercial relacionada ao departamento, conforme necessário.
• Realiza outras atividades administrativas de rotina, conforme necessário, de acordo com os procedimentos estabelecidos pela organização e/ou departamento.
• Apoio em atividades relacionadas a facilities, como busca e contato com fornecedores e prestadores de serviços.

Competências:

• Orientado para a ação - Assume novas oportunidades e obstáculos difíceis com senso de urgência, muita energia e entusiasmo.
• Comunica de modo eficiente - Desenvolve e transmite comunicação de diversas maneiras, de forma a transmitir um entendimento claro das necessidades particulares de diferentes públicos.
• Foco no cliente - Constrói relações sólidas com os clientes e fornece soluções orientadas aos mesmos.
• Garante responsabilização - Mantém a si mesmo e aos outros responsáveis por cumprir com os compromissos.
• Planeja e alinha - Planeja e prioriza o trabalho para concretizar compromissos alinhados aos objetivos da empresa.
• Análise de Dados - Descobre, interpreta e comunica dados qualitativos e quantitativos; determina conclusões que dependem do conhecimento dos negócios ou estruturas funcionais; aplica simultaneamente estatística, validade de dados, visualização de dados e abordagens de resolução de problemas para extrair com eficiência padrões significativos e percepções de negócios; apresenta conclusões e resultados que geram decisões de negócios orientadas por dados.
• Comunicação de dados e visualização - Constrói um conto do problema de negócios, causa raiz, opções de solução e oportunidades através da ilustração visual de dados, incluindo relatórios e painéis.
• Valoriza diferenças - Reconhece o valor que diferentes perspectivas e culturas trazem para a empresa.

Educação, licenças, certificações:

Diploma do ensino médio, certificado de conclusão do ensino médio ou experiência equivalente, desde que essa experiência esteja de acordo com os regulamentos aplicáveis.

Experiência:

Requer alguma experiência de trabalho ou conhecimento de nível intermediário obtido por meio de educação, treinamento ou experiência no trabalho.

Requisitos mandatórios

Experiência em funções administrativas

Conhecimento básico em Pacote Office

Requisitos desejáveis

Experiência com gestão de facilities será considerado um diferencial

Conhecimento em sistemas de compras, cadastro, notas fiscais será considerado um diferencial