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  • Publicada em 21/09/2021
  • v2269785

Assistente Executiva

Fundação São Francisco Xavier

Júnior/ Trainee
Que pena, esta vaga está indisponível. As inscrições estão encerradas.
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    Ipatinga
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  • Refeitório Refeitório
  • Seguro de vida Seguro de vida
  • Vale-transporte Vale-transporte

Descrição


Descrição:

1. Recepcionar as pessoas que se dirigem a empresa, colhendo e prestando informações, procurando encaminhá-las ao pessoal de contato ou ao responsável pelo assunto;

2. Realizar a triagem de chamadas telefônicas/emails da Diretoria ;

3. Responsável pelo recebimento, triagem e expedição de correspondências (documentos) da área;

4. Controlar os agendamentos das salas de reuniões da Diretoria, mantendo-a em condições adequadas de uso e quando solicitado redigir as atas das reuniões;

5. Organizar e controlar a agenda do Diretor, verificando e informando com antecedência os compromissos marcados, visando ter tempo hábil para providências necessárias, bem como efetuar alterações na programação;

6. Despachar com a chefia, repassando e colhendo assinaturas em documentos;

7. Planejar e preparar toda a logística para o recebimento de visitantes, clientes e/ou fornecedores, assegurando os recursos necessários, tais como: liberação de portaria, salas de reuniões, recursos audiovisuais, EPIs, coffees, restaurantes, convites e demais recursos, bem como organização de eventos na área da Diretoria;

8. Providenciar recursos referentes a viagens nacionais e internacionais a serviço da área, verificando reservas de passagens, hospedagem, horários, custos, orçamentos e demais detalhes e a respectiva prestação de contas e relatórios de acordo com as diretrizes estabelecidas;

9. Controlar o fluxo de informações e manter organizados e atualizados os arquivos da Diretoria, em meio físico e eletrônico, facilitando as consultas necessárias;

10. Providenciar o pagamento de materiais e serviços fornecidos por terceiros, com base em documentos comprobatórios, processando no SAP as rotinas de requisição de pagamento (RP), fazendo a liberação em nome do Superior Imediato;

11. Providenciar e/ou controlar requisições de serviços e materiais necessários ao funcionamento adequado da área (chamados do Help Desk que necessitem de formulário da intranet, manutenção predial, compra de materiais de consumo, entre outros), acompanhando a execução dos serviços ou o recebimento dos materiais solicitados;

12. Planejar, gerenciar e comprar os materiais de escritório e outros materiais de urgência, com o cartão corporativo, visando a redução de custos e controle das despesas administrativas, bem como providenciar o pagamento da fatura do cartão com as devidas notas fiscais comprobatórias das respectivas despesas;

13. Participar dos programas de gestão e qualidade promovidos pela empresa (5S, GMC, TPM, Plano de Sugestões e outros), participando dos treinamentos e praticando seus princípios, contribuindo para a melhoria do clima organizacional, bem como dos processos, produtos e serviços da organização;

14. Redigir a correspondência e documentos de rotina, observando os padrões estabelecidos de forma e estilo, para assegurar o funcionamento do sistema de comunicação interna e externa.

15. Abrir chamados de TI e ordens de serviço com fornecedores e parceiros;

16. Executar outras atividades correlatas, quando solicitado.



Outros requisitos:

Formação: Ensino superior completo em administração, secretariado e afins;

Desejável:

  • Experiência anterior na função;
  • Conhecimentos em pacote office;

Empresa

Criada pela Usiminas em 1969, a Fundação São Francisco Xavier (FSFX), entidade beneficente de assistência social, é o braço social da siderúrgica nas áreas de Saúde e Educação. Atualmente, a FSFX conta com mais de seis mil e quinhentos colaboradores e está presente em seis estados brasileiros. 


Responsável pela administração de cinco unidades hospitalares, sendo três em Minas Gerais, nos municípios de Ipatinga (Hospital Márcio Cunha), Timóteo (Hospital e Maternidade Vital Brazil) e Itabira (Hospital Municipal Carlos Chagas), além de um hospital e em São Paulo, na cidade de Cubatão. A gestão da FSFX é marcada pela humanização, responsabilidade e atendimentos de excelência e pelas melhores práticas de segurança.  70% dos atendimentos são destinados a pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS). 


Acordamos todos os dias com o propósito de reinventar a saúde e a educação com paixão para transformar vidas. Além de termos o compromisso de superar a nossa forma de cuidar de todos, todos os dias, a cada momento, em todos os lugares. O reconhecimento é resultado de uma atuação comprometida há décadas com o desenvolvimento humano e a sustentabilidade nas práticas de gestão. Multiplicando oportunidades de negócio com efetividade nos resultados e expandido nossa atuação, apresentamos a oportunidade profissional, abaixo:

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