Assistente Administrativo de Facilities

Descrição

Descrição:

Buscamos profissionais com experiência em rotinas ADMINISTRATIVAS e FINANCEIRAS de IMÓVEIS COMERCIAIS e RESIDENCIAIS, bem como excelente habilidade de COMUNICAÇÃO e RELACIONAMENTO INTERPESSOAL.

 

RESPONSABILIDADES

- Realizar controle geral e digitalização das NF’s do condomínio, assim como garantir o fluxo de aprovação das notas pelo gestor local / sindicância;

- Verificação de documentação acessória de contratos / terceiros;

- Eventuais lançamentos no sistema financeiro;

- Controle da planilha de contratos do condomínio (aditivos, valores etc.);

- Auxílio no preenchimento de minutas padrão;

- Atendimento aos clientes;

- Gestão de salas de reunião / auditório;

- Organização geral do arquivo físico e digital dos documentos do condomínio;

- Controle do sistema de acesso do condomínio (solicitações de crachás das empresas ocupantes, visitantes etc.);

- Orçamentos referentes à compra de materiais e contratação de serviços;

- Acompanhar vencimentos de documentos legais e obrigatórios;

- Auxiliar o gestor nas rotinas administrativas e gestão de terceiros, bem como na gestão dos Indicadores de Performance (KPIs) e Acordos de Nível de Serviço (SLAs) dos fornecedores;

- Realizar vistorias (walkthrough) nas instalações, auxiliando na identificação proativa de não-conformidades, interagindo com o time de campo na resolução dos desvios;

- Auxiliar na execução dos procedimentos de cobrança extrajudicial e judicial de inadimplência (envio de correio eletrônico / ligação);

- Auxiliar a gestão na elaboração do relatório gerencial mensal;

- Auxiliar o gestor local na preparação das Assembleias e quando necessário na redação da ata, atuando como secretária nas assembleias;

- Gerir as Ordens de Serviço dos inquilinos/usuários;

- Auxiliar nas rotinas de controle de entrada e saída de materiais junto aos inquilinos/proprietários;

- Atualizar quando necessário o controle patrimonial do empreendimento e realizar demais atividades inerentes ao cargo.

 

Outros requisitos:

Importante ter domínio do pacote Office (Word, Outlook, Excel e Power Point) e experiência prévia em softwares de gestão condominial como o COND21, GOSOFT etc.

Desejável superior completo ou curso técnico (Administração / Contabilidade).