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  • Publicada em 14/12/2020
  • v2141977

Assistente Administrativo

Confidencial

Júnior/ Trainee
Que pena, esta vaga está indisponível. As inscrições estão encerradas.
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    Faixa salarial a combinar
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    Rio de Janeiro

Descrição

PRINCIPAIS ATIVIDADES:

Administrativo

  • Controle de faturas administrativas (tais como: aluguel, condomínio, telefonia, Correios, Cartório, Estacionamento, entre outras) e envio para pagamento
  • Controle das manutenções do escritório (iluminação, dutos de ar, dedetização, entre outras), ficar atento a necessidades de reparos e manutenções no escritório e providenciá-las sempre que preciso, assim como a dos estoques de material de escritório, material de limpeza e itens de copa;
  • Solicitação de serviços de portadores, cartório, Correios;
  • Controle dos Contratos da empresa (cuidando de todo o fluxo, da aprovação da minuta ao envio da via final ao fornecedor e arquivamento físico e digital dos mesmos na empresa);
  • Controle de arquivos físicos e digitais das licenças da companhia e dos processos regulatórios, assim como o controle de correspondência e envio de malotes;
  • Planejamento e emissão de Viagens através de Sistema da Agência e confecção de Relatório de despesas dos funcionários para reembolso;
  • Controle de procurações (aprovação de minutas, pegar assinaturas, reconhecer, controle das datas de vencimento.)e, também, realização do controle dos arquivos documentais da companhia, tais como: contrato social, atas de reuniões, documentos dos diretores, Inscrições, IPTU, entre outros;
  • Interface com TI

 

Comunicação

  • Atuando em parceria com as equipes de comunicação das sócias, concentra a demanda de Comunicação da empresa e estabelece interface com a Assessoria de Comunicação externa;

 

Operações/ Importação

  • Acompanhamento diário das operações da empresa, mantendo-se atualizada de todos os  processos para atuar nos fins de semana de sobreaviso e na cobertura de férias da Coordenadora de Operações (entre os processos: operação de entrega, preparo de documentação utilizada nas entregas e transferências, controle das manutenções e da documentação das embarcações dedicadas, atualização do controle de estoque, contato com stakeholders, entre outros) e do processo completo de importação mensal da empresa até o desembaraço da carga. Fluxo de documentação necessária e seu envio, contato direto com despachantes, emissão de documentos (LIs, divisão de BLs, Dis), controle de deadlines. Quando cobrindo férias da coordenadora, torne-se responsável por todo processo de importação e nacionalização da carga. 
  • Relatório Mensal de atracações à ANTAQ (SDP);
  • Relatório Semanal de Vendas à ANP;
  • Operações de descarregamento do navio: logística, preparo de documentos, levantamento de todas as necessidades para viabilizar as operações, entre outros.

 

 

 


Local de Trabalho: Rio de Janeiro

OBS: Posição possui escala/sobreaviso em dois sábados por mês.

Empresa

A NFX, parceria formada em 2013 pela BP e a Prumo Logística, tem o objetivo de importar, exportar, vender, distribuir e comercializar combustíveis marítimos, sob a marca da BP Marine, um dos maiores fornecedores mundiais de combustíveis, lubrificantes e serviços técnicos para a indústria marítima. A BP Marine possui uma presença global, oferecendo serviços para empresas que operam com grandes navios para contêineres, tanques e granéis. Comprometida com os mais altos padrões de qualidade internacional e melhores práticas ambientais e de segurança, a BP Marine fornece diversos tipos de combustíveis nos mais importantes centros de distribuição marítimos no mundo.

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