Gestor de Rotina e Controlador de Documentos

Descrição

Gestor de Rotina e Controlador de Documentos

Os serviços de gestão de rotina e controle de documentos compreendem o apoio administrativo em atividades da rotina da gerência, incluindo as atividades de controle de documentos de contratos.

Atividades:

(i) Elaborar minutas de cartas e de atas de reunião;

(ii) Planejar a governança da gerência;

(iii) Emitir relatórios da gestão de rotina da gerência;

(iv) Realizar acompanhamento de desenvolvimento individual da equipe;

(v) Realizar comunicação de diretrizes e procedimentos para a gerência;

(vi) Realizar o acompanhamento dos indicadores da gestão da rotina;

(vii) Realizar o monitoramento e tratamento das pendências identificadas e registradas nas atas de reuniões;

(viii) Elaborar e realizar análise crítica de minutas de relatórios e apresentações relacionadas ao projeto;

(ix) Prestar apoio a equipe da gerência no cadastro de sistemas corporativos; (x) Preparar apresentações gerenciais e relatórios;

(xi) Prestar apoio na organização do arquivamento de documentos contratuais em meio físico e eletrônico, conforme orientações corporativas;

(xii) Prestar apoio no monitoramento e controle dos RDOs (Registros de Ocorrência) dos contratos atrelados ao projeto;

(xiii) Planejar e participar de reuniões com foco na gestão dos contratos;

(xiv) Cadastrar documentações referentes aos projetos, contratos e pessoas em sistemas internos (SIGEM, SINDOTEC, SISPAT, não se limitando a eles) ou GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) comerciais;

(xv) Apoiar os funcionários das empresas cadastradas no cadastro de documentações nos sistemas da PETROBRAS;

(xvi) Controlar fluxo de informações entre PETROBRAS e CONTRATADA;

(xvii) Realizar a interface de comunicação entre a PETROBRAS e as partes interessadas do projeto;

(xviii) Emitir relatórios de gestão de documentação dos contratos. 

Escolaridade:

Nível médio-técnico completo ou nível superior completo

Experiências:

- Suporte administrativo e/ou gerenciamento de documentos

- Domínio do Pacote MS-Office

- Inglês Intermediário

Inglês - Nível Intermediário

1. Suporte administrativo e/ou gerenciamento de documentos;
2. Domínio do Pacote MS-Office.