Assistente Administrativo Projetos

Descrição

• Confeccionar e alimentar Planilhas em Excel quando necessário, para organização dos Processos do Setor;

• Organizar documentos e arquivos digitais (pastas setor projetos);

• Apoiar a elaboração de políticas, procedimentos e processos administrativos institucional, validar e buscar a aprovação do gestor;

• Executar as rotinas da área administrativa garantindo o controle de todas as contas, corporativas, das sedes administrativas e Unidades próprias, incluindo: telefone (fixos e celulares), condomínios, energia, entre outras, desde o recebimento da conta, registro, recolhimento de aprovações e encaminhamento ao setor financeiro.

• Realizar a cotação e apoiar compra de passagens e hospedagem;

• Realizar reembolsos e diárias;

• Dar suporte a área de projetos, realizando pesquisas, consultas de editais, processos licitatórios e demais projetos da área administrativa.

• Realizar o controle e solicitação de compras de materiais de escritório, limpeza e copa;

• Solicitar linhas telefônicas e aparelhos, conforme demandas da sede corporativa;

• Realizar suporte em todas as atividades administrativas e facilities;

• Orientar, demandar e monitorar as atividades do Office Boy corporativo e motorista do Setor SP;

• Apoiar o controle das demandas e pagamentos do aluguel das Sede Administrativas;

• Definir, organizar e acompanhar com o gestor, indicadores de desempenho e produção do Setor Projetos;

• Estruturar e gerar indicadores de desempenho e alimentar;

• Fornecer informações e dados em tempo real de forma organizada à gestão do Setor;

• Auxiliar e realizar a apresentação do estudo estratégicos do Edital para posterior aprovação da Gerência de Projetos e encaminhamento à Direção;

• Preparar e revisar toda a documentação necessária para as propostas técnicas mantendo todo material organizado e toda documentação nas pastas digitais e pastas papéis.

1. Garantir a precisão e conformidade com os requisitos legais e regulamentares;

2. Sempre comunicar a Gerência necessidade de reposição ou atualização de documentos para propostas técnicas;

• Garantir que todas as atividades de licitação estejam em conformidade com as leis, regulamentos e políticas da empresa. Promover práticas éticas e transparentes durante o processo de licitação;

• Monitorar o progresso das propostas técnicas/licitações em andamento e ter atenção à análise do cronograma de desempenho;

• Excel avançado