Analista de Facilities Pleno

Descrição

RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES

. Gestão de Instalações: Supervisionar e coordenar as atividades diárias relacionadas à manutenção, segurança, limpeza e operação das instalações físicas da organização.

. Gestão de Serviços de Facilities: Coordenar a prestação de serviços de facilities, como serviços de limpeza, segurança, manutenção predial, controle de pragas, gestão de resíduos, controle de acesso e outros serviços essenciais.

. Planejamento e Orçamento: Participar no desenvolvimento e monitoramento do orçamento para as operações de facilities, garantindo uma alocação adequada de recursos para atender às necessidades de manutenção e melhoria das instalações.

. Gestão de Contratos: Negociar, revisar e gerenciar contratos com fornecedores de serviços de facilities, garantindo que os serviços sejam entregues conforme acordado e dentro dos padrões de qualidade esperados.

. Coordenação de Projetos: Liderar ou participar de projetos relacionados a melhorias das instalações, expansões, remodelações ou mudanças de layout, assegurando que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.

. Gestão de Espaço: Gerenciar a utilização do espaço físico da organização de forma eficiente, incluindo o planejamento de layout, realocação de funcionários, gestão de salas de reunião e áreas comuns.

. Segurança e Conformidade: Garantir que as instalações estejam em conformidade com regulamentos de segurança, saúde e meio ambiente, bem como outras normas regulatórias aplicáveis, coordenando inspeções e implementando medidas corretivas conforme necessário.

. Gestão de Equipamentos e Ativos: Manter registros atualizados de equipamentos, móveis e outros ativos das instalações, supervisionando sua manutenção, reparo e substituição quando necessário.

. Relacionamento com Fornecedores e Parceiros: Desenvolver e manter relacionamentos eficazes com fornecedores, contratantes e outras partes interessadas externas, garantindo um alto nível de serviço e colaboração para atender às necessidades das instalações.

. Suporte Operacional: Fornecer suporte operacional e administrativo às equipes de facilities, incluindo a elaboração de relatórios, análises de desempenho, gerenciamento de incidentes e resolução de problemas do dia-a-dia.

. Gestão de Viagens Corporativas: Coordenar todas as atividades relacionadas a viagens de negócios, incluindo reservas de passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros, vistos e outras necessidades logísticas.

. Desenvolvimento de Políticas e Procedimentos: Colaborar no desenvolvimento e implementação de políticas e procedimentos relacionados a facilities e viagens corporativas, garantindo conformidade com regulamentos internos e externos.

. Planejamento de Eventos Corporativos: Coordenar a logística de eventos corporativos, conferências e reuniões, incluindo reserva de espaços, organização de transporte e catering, conforme necessário.

. Assistência a Funcionários: Fornecer suporte aos funcionários em questões relacionadas a viagens de negócios, oferecendo orientação sobre políticas de viagem, procedimentos de reembolso e assistência em caso de emergências durante as viagens

. Relatórios e Análises: Preparar relatórios e análises sobre as despesas de facilities e viagens corporativas, apresentando dados e insights para suportar tomadas de decisão estratégicas.

. Melhoria Contínua: Identificar oportunidades de melhoria nos processos relacionados a facilities e viagens corporativas, implementando medidas para aumentar a eficiência operacional e reduzir custos.

. Experiência significativa em funções administrativas, preferencialmente com foco em facilities e gestão de viagens corporativas.

. Conhecimento de Facilities: Clara compreensão dos princípios de gestão de instalações, incluindo manutenção predial, segurança, limpeza, gestão de espaço e outras operações relacionadas.

. Expertise em Viagens Corporativas: Profundo conhecimento dos processos e procedimentos envolvidos na organização de viagens corporativas, incluindo reservas de passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros e vistos.

. Habilidades de Gestão de Projetos: Capacidade comprovada de liderar e coordenar projetos complexos, como remodelações de instalações, expansões ou implementação de novos processos de gestão de viagens.

. Conhecimento Regulatório: Familiaridade com regulamentos e normas aplicáveis a facilities e viagens corporativas, governança, compliance, questões de segurança, saúde ocupacional, segurança da aviação.