Assistente Executiva

Descrição

Vaga: Assistente Executivo

Estamos em busca de um Assistente Executivo para se juntar à nossa equipe dinâmica e em constante crescimento. O candidato ideal deve ser organizado, proativo e capaz de trabalhar em um ambiente acelerado.

Principais atividades:

• Auxiliar na tramitação de instrumentos jurídicos, como contratos, aditivos, atas e procurações (instrumentos jurídicos), a fim de formalizá-los via DocuSign ou presencialmente em todas as áreas necessárias
• Manter o arquivo de documentos digitalizados em perfeita ordem assim como efetuar digitalizações (quando necessário) de instrumentos jurídicos, como procurações, contrato social, matrículas de Registro de Imóveis, contratos com fornecedores e clientes, tanto no arquivo físico (quando aplicável) assim como no depositório oficial (SharePoint) sempre que necessário
• Inclusão de todos os contratos e suas alterações, acordos de confidencialidade, entre outros, na ferramenta global de gestão de contratos da Roquette (Dili Trust)
• Solicitação de serviços de tradução, incluindo a juramentada
• Cotação e solicitação de escritórios paralegais para serviços junto a órgãos públicos e acompanhamento dos mesmos
• Manter contato com cartórios para: 1) renovação e elaboração de procurações públicas, 2) agendamento com o escrivão do Cartório de Itapevi para coleta de assinatura presencial dos Diretores ou Gerentes, 3) abertura de firmas; 4) reconhecimento de assinaturas; e 5) solicitação de cópias autenticadas.
• Auxiliar no acompanhamento e verificação do uso do Espaider (software que monitora a licença e certificados do site Itapevi), como através do contato com os usuários administradores sobre a atualização do mesmo, com a inclusão dos documentos e informações
• Preparação de NDA
• Solicitar e organizar eventuais coffee break conforme necessidade
• Organização e controle de brindes e camisas da área comercial – Compra, reposição e controle
• Administração das salas de reunião – horários, reposição de material, solicitação de manutenção e limpeza
• Apoio na reserva de hotéis, carros e restaurantes
• Administração de toda a gestão de viagens junto ao provedor atual (apoio na gestão do contrato, análises gerenciais, de qualidade, atuar no suporte eventual em possível problemas de usuários, dentre outros)
• Atuar na recepção visitantes, nacionais ou internacionais, assegurando acomodação através de reservas em hotéis, transportes (traslados de aeroporto / itinerário hotel – empresa, visita a clientes e/ou fornecedores, reservas de salas internas, reservas externas em restaurantes, salas de eventos, hotéis e demais locais que forem necessários
• Ajudará na gestão da área de facilities através de relatórios e controles específicos
• Suporte na gestão do restaurante da empresa zelando pelo bom andamento dos serviços, cumprimento do cardápio e demais questões contratuais
• Suporte na recepção de visitas de inspeções, auditorias e/ou fiscalizações não agendadas, providenciando o correto encaminhamento para a parte interessada, fazendo a ponte na comunicação garantindo o correto atendimento dentro das dependências da empresa

Requisitions:

• Inglês avançado

Benefícios:

• Plano de Assistência Médica
• Assistência Odontológica
• Seguro de Vida
• Refeição no local
• Cartão FLASH, (R$ 374,18) mensais, para gastar como quiser
• Auxilio Ótica anual (25% salário base)
• Subsidio de 40% em medicamentos
• Auxilio Creche e subsidio filhos excepcionais
• Auxilio material escolar para filhos
• Estacionamento interno gratuito
• Bônus anual (10% salário anual)

Se você é uma pessoa organizada, proativa e que gosta de trabalhar em equipe, candidate-se agora para esta vaga de Assistente Executivo. Clique no botão "Candidate-se" abaixo e envie seu currículo. Estamos ansiosos para conhecê-lo(a)!

Inglês - Nível Avançado