Coordenador Facilities e Manutenção

Descrição

RESPONSABILIDADES:

• Responder pelas rotinas administrativas, visando assegurar os cumprimentos dos procedimentos e o bom funcionamento dos Núcleos Administrativos;
• Acompanhar e coordenar os processos do recebimento fiscal, validando todas as notas fiscais de despesas e controlando os valores e documentações para prestação de contas em conformidades com as diretrizes organizacionais;
• Atuar como ponto focal, apoiando áreas em suas atividades, ajustando e alinhando os processos entre áreas;
• Apoiar a contratação de serviços de médio e longo prazo, bem como supervisionar a execução de serviços de empresas terceirizadas através do acompanhamento de rotinas diárias e da gestão de operacional e de contratos;
• Providenciar materiais e produtos de consumo geral, escritório e limpeza e conservação através da gestão de contratos, compras e serviços. Controlar o estoque e coordenador os suprimentos para o abastecimento e funcionamento da sede e unidades de negócio;
• Controlar documentos legais e fiscais, garantindo o atendimento às demandas, conforme os prazos e cumprimento de procedimentos internos; controlar documentos ligados a gestão de patrimônio e instalações, assim como de manutenção predial;
• Acompanhar a distribuição de documentos recebidos nas recepções conforme o fluxo de circulação e garantindo a rastreabilidade;
• Coordenar e Supervisionar os trabalhos de manutenção corretiva e preventiva predial e utilidades da equipe terceirizada de manutenção dos equipamentos, instalações, edificações e assegurar a conservação e funcionamento contínuo das instalações;
• Garantir o cumprimento do plano anual de manutenção preventiva assim como o planejamento e a execução das manutenções corretivas;
• Coordenar a execução dos trabalhos prestados por terceiros para manter os padrões de qualidade da empresa;
• Garantir que todas as atividades de manutenção sejam desenvolvidas atendendo às normas de segurança assim como estimular a cultura voltada ao cumprimento das normas de segurança, saúde e meio ambiente na equipe de trabalho;
• Coordenar todas as atividades de manutenção predial com vistas o pleno funcionamento da sede e das unidades de negócio;
• Coordenar e Avaliar as empresas terceirizadas que atendem a gerência administrativa; implantar serviços de Facilities em novas unidades;
• Garantir a padronização dos serviços de Facilities seguindo os procedimentos; elaborar e revisar escopos de prestação de serviço;
• Garantir o nível de excelência da prestação de serviços de Segurança, Limpeza e Manutenção, arquivamento de documentos;
• Controlar as despesas e administrar os contratos vigentes das empresas prestadoras de serviço de segurança, limpeza, serviços de transporte de materiais e documentos, manutenção predial e demais serviços administrativos, buscando o menor custo e o melhor serviço;
• Garantir que toda a solicitação, agendada ou em caráter de urgência, de saídas de profissionais para visitas e trabalhos externos sejam atendidos;
• Garantir que a área consiga atender a demanda de recebimento e entrega de suprimentos da área de Compras;
• Garantir o controle do fluxo de recebimento e envio de notas fiscais no recebimento fiscal para processamento;
• Responsável pelo planejamento, organização, coordenação e controle das atividades que se referem ao suprimento de materiais, equipamentos e serviços necessários ao funcionamento da Empresa;
• Coordenar o fluxo e o nível de compras, visando o equilíbrio entre as compras efetuadas e o orçamento destinado para a atividade da empresa e os projetos propostos;
• Contribuir com a manutenção/redução do nível de estoque do almoxarifado através da melhor negociação com fornecedores, revisão dos níveis de estoque e negociação com os clientes internos;
• Coordenar a elaboração/emissão de contratos com os fornecedores, negociando condições mais competitivas e melhorias no fornecimento, propondo metas e indicadores de performance, buscando alternativas de negócio;
• Realizar a análise das variações mensais entre budget orçado x realizado, proporcionando à gerência administrativa a visão clara os resultados;
• Controlar e analisar KPI’s para medir o desempenho e performance.
• Desenvolver as atividades ligadas diretamente ou indiretamente relacionadas ao cargo e função;

REQUISITOS:

• Formação superior em Administração, Engenharia de Produção, Engenharia Civil, Arquitetura ou áreas correlatas;
• Desejável pós graduação em gestão de infraestrutura predial, análise de informações gerenciais, gerenciamento de processos de negócios e/ou de negócios;
• Sólidos conhecimentos de processos administrativos, processos de mapeamento de processos;
• Sólidos conhecimentos em acompanhamento de atividades administrativas e gerenciamento da rotina do dia a dia;
• Conhecimento avançado de MS Excel (criação de planilhas eletrônicas e uso de funções financeiras);
• Conhecimento intermediário do MS Word e MS Power Point;
• Noções/Familiaridade com software ERP (preferencialmente Proteus);
• Excelentes qualificações em comunicação;
• Conhecimento dos domínios dos negócios e da tecnologia ou capacidade de absorver e entender rapidamente tais informações;
• Conhecimento em hidráulica, civil e elétrica;
• Conhecimento das necessidades, demandas e operacionalização dos processos de gestão de infraestrutura;
• Conhecimento de processos de compras de materiais e serviços de curto, médio e longo prazo;
• Conhecimento sobre rotinas orçamentárias e controle de gastos administrativos;