Home > Carreira > Evolução profissional > Reuniões remotas: como torná-las produtivas

Reuniões remotas: como torná-las produtivas

Veja como preparar todos os detalhes para evitar surpresas desagradáveis e estresse desnecessário

Reuniões remotas devem se tornar muito mais frequentes a partir de agora, pois estamos quase todos confinados em casa. Além disso, dificilmente tudo voltará a ser exatamente como era antes da pandemia.

As tecnologias que se mostrarem eficientes agora podem ser adotadas em escala muito maior, mesmo quando tudo voltar à relativa normalidade. 

Uma reunião remota bem organizada pode ser uma excelente ferramenta de trabalho em qualquer circunstância. Afinal, ela reúne pessoas espalhadas pelo mundo todo economizando tempo e dinheiro, e ela tem potencial para ser até mais produtiva do que uma reunião presencial.

Na forma remota, os participantes tendem a ser mais objetivos e focados no assunto que deve ser discutido, deixando aquelas conversas informais para outro momento. 

Como fazer reuniões remotas produtivas

Para fazer reuniões remotas produtivas, no entanto, é preciso tomar alguns cuidados, preparando o computador, o conteúdo e o ambiente com antecedência.

Isso evita problemas e reduz o estresse, principalmente de quem não está acostumado a trabalhar em home office e precisa se adaptar a muitas mudanças ao mesmo tempo. É o seu caso?

Respire fundo, siga as recomendações abaixo e relaxe, porque vai dar tudo certo. 

Escolha as ferramentas certas

Uma reunião remota bem-sucedida começa com a escolha de uma ferramenta apropriada. Essa escolha depende basicamente do número de participantes do meeting, do objetivo da conversa e da qualidade da sua conexão à internet. 

Videochamada 

Este é um tipo simples de reunião remota. Algumas ferramentas bastante utilizadas para isso são o Hangouts Meet, do Google, e o Zoom. Neste tipo de videochamada, os participantes recebem um link com antecedência para participar do meeting.

Na hora combinada, eles só precisam clicar nesse link e se conectar. Com essas ferramentas, fica fácil interagir com todos os participantes e fazer compartilhamento de tela. 

Chamada em grupo

Este é o tipo mais simples de reunião remota e pode ser feita apenas em áudio ou em vídeo. A opção de somente áudio é ideal para conexões que não são muito boas.

Pode ser feita pelo celular ou por plataformas gratuitas como o Skype ou o próprio Hangouts, com opção de deixar a câmera ligada ou desligada. Para que seja eficiente, no entanto, é preciso limitar a quantidade de participantes. Caso contrário, a conversa pode virar uma bagunça. 

Videoconferência

Se você precisar de algo mais sofisticado para fazer uma apresentação para várias pessoas utilizando uma tela ou um flip chart, talvez a melhor ferramenta seja a de videoconferência. Com ela, a atenção fica centrada em você e a interação dos outros participantes é mais restrita.

A videoconferência exige, no entanto, um conjunto de equipamentos formado por câmera, microfone e projetor, além de uma conexão à internet rápida e estável. 

Prepare tudo com antecedência

O primeiro passo para preparar a reunião com antecedência é definir data e horário adequados a todos os participantes. Quando todos estão no mesmo fuso, o desafio não é tão grande.

Ainda assim, é preciso checar a disponibilidade de todos para garantir a realização da conversa da melhor forma – sem que ninguém precise dividir a atenção entre dois compromissos ou esteja tenso para terminar logo e partir para o próximo. 

Encontre o melhor lugar

O segundo passo é definir o local em que você vai ficar durante a reunião. O ideal é um local iluminado e silencioso, especialmente se a reunião for por vídeo, mas sabemos que isso nem sempre é possível.

Escolha, então, o melhor local disponível e tome cuidado com o pano de fundo – uma pia cheia de louça ou uma cama desarrumada não são boas opções. 

Confira o equipamento

É muito importante também checar seu equipamento e sua conexão antes da reunião. Se possível, faça o teste com alguém da casa (em outro computador, claro) ou algum colega mais próximo. Confira se tudo vai bem – inclusive webcam, microfone e som. 

Defina os tópicos

Quando tudo corre bem, as reuniões remotas costumam ser mais rápidas e objetivas que as reuniões presenciais. Por isso, é essencial definir bem os tópicos que devem ser discutidos.

Normalmente, não há aquele tempo de conversa sobre futebol ou trânsito entre um assunto e outro. Além disso, com tudo organizado, ninguém se distrai. 

Organize as interações e tenha um plano B

Durante a reunião, é importante que todos possam interagir, se for o caso. Logo no início vale a pena pedir para que cada participante fale apenas na sua vez. As ferramentas de videochamada costumam alternar a imagem grande na tela entre os participantes.

O foco fica sempre em quem estiver falando naquele momento. Isso facilita a interação, mas uma boa dose de organização entre todos é necessária para manter a produtividade da conversa. 

Por fim, como a reunião a distância depende de vários fatores – a conexão de todos os participantes, inclusive – é bom já deixar um plano B combinado entre todos. Se a videochamada não der certo, por exemplo, já combine que vocês devem se falar pelo telefone. Esse cuidado pode evitar muito estresse com problemas técnicos.

Cadastre seu currículo no VAGAS.com.br e aproveite inúmeras oportunidades de emprego. Se você já tem um cadastro, atualize-o aqui.