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Tome alguns cuidados na hora de escrever um e-mail

Por Ligia Crispino

Grande parte da comunicação corporativa se dá através de e-mails, ou seja, comunicação escrita. Então, vamos avaliar esta ação simples e corriqueira? O objetivo não é criticar essa ferramenta incrível de comunicação, mas há que se ter muito cuidado, pois ela têm um grande potencial de gerar ruídos como má interpretações.

O e-mail é menos invasivo: o destinatário responde quando está disponível ou quando encontrou a resposta mais adequada. Ele também traz agilidade e facilidade na comunicação, pois é possível falar com muitas pessoas ao mesmo tempo. No entanto, muitas pessoas têm melhor retenção quando abordadas pessoalmente ou por telefone.

No contato pessoal, há mais interação e é possível trocar mais informações — inclusive não-verbais. A comunicação escrita fica mais limitada, pois quem escreve o e-mail não estará lá diante do destinatário para dar o tom correto, para se explicar. Justamente por isso, ele pode ser uma fuga para não encarar a pessoa quando temos de falar algo difícil.

Diante do exposto acima, a primeira preocupação na elaboração de e-mails envolve o conteúdo e a forma da mensagem a ser enviada. Para garantir a compreensão, é importante reler tudo o que foi escrito antes de clicar, ansiosamente, no botão “Enviar”, além de pensar nos seguintes pontos:

  • A mensagem está clara e objetiva?
  • Contém todas as informações necessárias?
  • A linguagem está adequada para quem vai ler?
  • O texto está coerente?
  • Há erros de Português ou de digitação?

Como pensamos muito rápido, às vezes os dedos não acompanham a velocidade do pensamento e acabamos engolindo algumas palavras. Existe também o desafio de situar a pessoa que lerá a mensagem. Não raro, começamos a pensar sobre um determinado problema, seguimos uma linha de raciocínio e, de repente, começamos a escrever sobre o assunto, sem uma introdução. Quem recebe a mensagem se pergunta: “do que estamos falando?”

A segunda preocupação é se a mensagem chegará ao destinatário dentro do tempo necessário. Para isso, temos de pensar nas seguintes questões:

  • Qual é a minha urgência em garantir o recebimento das minhas informações ou o retorno do destinatário?
  • Será que a pessoa para quem enviaremos a mensagem está em sua empresa?
  • Será que ela acessa o seu e-mail do smartphone ou tablet?
  • Será que tem acesso de casa?
  • Se estamos enviando anexo, este é muito pesado? (Hoje o sistema de proteção das empresas é muito rigoroso e barra anexos com o mínimo de imagens. Neste caso, é sempre aconselhável mandar um e-mail comunicando que enviou mensagem com anexo e pedindo que nos avise, caso não receba. Também é sempre possível usar ferramentas de compartilhamento de arquivos na nuvem.)

O problema é que as pessoas ficam muito focadas no conteúdo que será transmitido e não na forma como aquela informação será divulgada e, principalmente, recebida. Quem redige o e-mail não deve se isentar da responsabilidade pelo nível de assimilação do conteúdo. Não dá para alegar algo assim:

“Você não recebeu? Eu mandei!”

Enviar uma mensagem não garante o seu recebimento, muito menos assegura a compreensão do que se quis transmitir.

Enfim, por tudo isso, é crucial avaliar se o e-mail será a melhor forma de comunicação, tomar ao cuidado ao redigir a mensagem e fazer a releitura rápida. Essas ações poderão evitar problemas de interpretação, retrabalho e até o comprometimento da sua imagem perante equipe, colegas, líderes e clientes.

A forma como escrevemos diz muito sobre nosso perfil.

Ligia Crispino é fundadora e sócia-diretora da Companhia de Idiomas e do ProfCerto. Formada em Letras e Tradução/Interpretação pela Unibero, possui cursos em Marketing de Serviços pela FGV; Gestão de Pessoas pelo Ibmec; Branding e Inteligência Competitiva, ambos pela ESPM; Business English em Boston. É analista quântica e dá palestras sobre comunicação, ensino, gestão de negócios e pessoas. Ligia escreverá mensalmente para o VAGAS Profissões.