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Uma gestão eficiente de equipes virtuais

Eficácia e eficiência vão depender de planejamento adequado e agenda clara

por Fernando Porto

Não há como negar que a globalização do mundo empresarial criou uma realidade diferente para as grandes corporações, na qual os talentos necessários para a equipe não estão obrigatoriamente na mesma cidade, mesmo estado ou mesmo país. Além da organização da rotina, os gestores enfrentam as diferenças culturais no desafio de manter a equipe coesa na mesma filosofia de trabalho.

Magdalena Jarosch, gerente de relações públicas da TeamViewer  – uma das empresas líderes no mundo em softwares de colaboração e compartilhamento online –, elencou os principais mandamentos para garantir a eficiência  na gestão de equipes virtuais:

Uma boa supervisão de longa distância
“Quando sua equipe está geograficamente dispersa, é importante cultivar um ambiente, onde seus funcionários se sentem ligados a você e aos colegas. Facilitar o compartilhamento de ideias e dar feedbacks, conversar via telefone pelo menos uma vez por semana, usar mensagens instantâneas e outras tecnologias são meios de ajudar a minimizar problemas de comunicação.”

Familiarização total com a tecnologia do grupo
Reserve um tempo para checar quais ferramentas de TI ou conexões de internet os membros de sua equipe utilizam – suas necessidades podem variar. Videoconferências, chamadas via web e compartilhamento de desktop permitem que os líderes fiquem mais próximos de suas equipes virtuais. Considere diferentes fusos horários e cargas horárias de trabalho.”

Designação clara de tarefas e processos
“Como gerente de projeto, seja claro com sua equipe sobre os procedimentos básicos, como processos de trabalho com detalhes sobre quem faz o quê e quando, as expectativas com prazos, a resolução de problemas da equipe, disponibilidade. Se esta informação é recolhida em um manual, não se esqueça de que este é um documento vivo que muda continuamente.”

Forte personalidade virtual
Encontrar o equilíbrio de como se comunicar é um aspecto da criação de uma personalidade virtual. Se um gerente de projeto se comunica excessivamente, pode transmitir uma sensação de microgestão ou falta de confiança. Se o gerente torna-se invisível e não é ouvido por semanas, é mais fácil para um membro da equipe virtual interpretar isso como falta de preocupação e fazer com que os membros da equipe coloquem suas prioridades em outros lugares.”

Eficiência nas reuniões
“Reuniões virtuais podem ser eficazes e eficientes – com planejamento adequado – mas existem alguns desafios. As pessoas dispersam quando as reuniões não seguem uma dinâmica ou uma agenda clara. Para evitar isso, o melhor é preparar uma pauta na qual todos possam contribuir. Durante a reunião, um bom líder de equipe fará perguntas frequentes a fim de verificar que todos estão envolvidos e contribuindo com o projeto. Regras claras também ajudam a gerenciar a interação do grupo.”