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Como fazer de uma reunião algo prazeroso

Por Fabíola Lago

Conheço muita gente que torce o nariz só de ouvir falar em reunião. Normalmente o argumento é de que elas são demoradas, dispersas, pouco produtivas. Mas existem diversos tipos de reuniões. Ela pode ser o primeiro contato para a venda de um produto ou serviço, de criação, de planejamento e até de feedback.

Cada pessoa se identifica mais com uma ou outra, de acordo com o seu perfil, sua função. Mas existe algo de comum em todas elas: buscar soluções, melhorias e a oportunidade de ver o mesmo problema de vários ângulos, a partir da diversidade da equipe.

Estas são algumas dicas comuns a todas elas:

Fazer uma pauta
Muitos assuntos, muitos detalhes… Rever projetos anteriores pode ser uma necessidade de toda a equipe ou de um dos seus membros. A liderança deve ter esse papel de definir por ordem de importância quais os pontos prioritários e acatar propostas de outros pontos.

Enviar um email a todos com antecedência
Adiantar os principais pontos de pauta faz com que as pessoas já pensem no assunto e tragam propostas mais amadurecidas ao momento da reunião. Também é uma oportunidade para a equipe acrescentar pontos esquecidos que podem ser resolvidos rapidamente.

Prepare seus argumentos
Se você já sabe sobre o tema da reunião, faça sua lista de questões, sugestões, argumentação para defender uma ideia. Se possível, coloque em um PowerPoint para dar maior visibilidade a todos. Seja bastante objetivo.

Defina um horário de duração
Todos temos mil tarefas além das reuniões! Definir o tempo de duração de uma reunião ajuda na condução da conversa contribuindo para sua agilidade. Colocar um relógio ou cronômetro visível a todos pode ajudar a não dispersar os assuntos.

Café e comidinhas
A depender do horário da reunião, um biscoitinho, um café ou mesmo suco podem ajudar no clima de colaboração. Com estômago roncando ninguém é produtivo! Além disso, quitutes criam um clima de confraternização.

Saiba ouvir
Dependendo do assunto, você pode estar muito ansioso para apresentar sua proposta ou contrapor um projeto. Calma! Respire, deixe o outro acabar sua exposição, escute com atenção. A ansiedade pode impedi-lo de ouvir respostas às suas dúvidas.

Aproveite a diversidade
O ser humano é um bicho esquisito. Tendemos a gostar muito de pessoas que pensam como nós e, com isso, perdemos a oportunidade de conhecer ângulos diferentes. Deixe o preconceito de lado e coloque as orelhas em pé! Muito boas ideias podem vir de uma observação de quem você menos espera. Não por acaso, as empresas têm procurado diversificar sua equipes: elas enriquecem os projetos.

Faça uma ata
Esqueça a ata da reunião do condomínio! Ata, aqui, significa anotar todas as ideias em aberto; quem se responsabilizou por cada parte do projeto, datas, prazos e metas. Tudo deve ser anotado e enviado para todos depois, com a gentileza de pedir para conferir se tudo o que foi conversado está contemplado na ata. É muito bacana que essa ata seja uma ferramenta de gestão de projeto, para avaliar o que está em andamento, está dando problema ou já foi terminado.

Humor na medida certa
Um tempero de bom humor relaxa a tensão e abre os poros da boa vontade para uma boa reunião. Pode ser uma imagem criativa no seu PowerPoint, uma história contada por quem vai dirigir a reunião no início ou mesmo um vídeo do YouTube no final. Claro, tudo isso tem que ter a ver com o assunto, o tema ou a área do seu trabalho. Ser bem humorado não quer dizer que você não seja sério. Quer dizer que você é de bem com a vida.

Agora é a sua vez de dizer o que pensa de reuniões. Como encara o momento de se reunir com os colegas e debater ideias e projetos? Conte nos comentários e continuamos o papo.