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E-mails em inglês: você está sendo educado?

*por Vania Paula

Quando você precisa enviar e-mails em inglês, você tem dificuldades para desenvolver a escrita e acaba digitando o mínimo possível porque fica com medo de cometer erros?

Sabia que, dependendo da forma como você escreve, você pode estar sendo rude e corre o risco de ter suas intenções mal interpretadas, ou simplesmente ficar no “limbo”, sem um retorno?

No mundo dos negócios globais, onde o e-mail acaba sendo muitas vezes o principal meio de comunicação, não é apenas o aspecto gramatical que está em questão, mas também a assertividade na mensagem que está sendo transmitida.

Pensando nisso, separei dicas importantes para você checar como está sua estrutura de e-mails e algumas frases modelo para você usar como e quando quiser.

Se quiser imprimir essas informações e deixar sempre à vista para usar como base de consulta, fique à vontade.

E aproveite para compartilhar com seus colegas de trabalho, que certamente irão agradecer!

Vamos lá.

Como escrever e-mails em inglês mais educados

Em linhas gerais, quando a pessoa estiver lendo o seu e-mail, é importante que ela seja capaz de identificar claramente as seguintes informações:

  •         Quem é essa pessoa?
  •         Sobre o que é esse e-mail e por que ela me escreveu?
  •         Eu preciso responder?

Para ajudar você nisso, aqui está um exemplo de estrutura para compor os seus e-mails:

  1.       Destinatário
  2.       Saudação inicial
  3.       Apresentação
  4.       Explicando do que se trata o e-mail
  5.       Solicitando ação/resposta ou fornecendo ajuda
  6.       Saudação final

Vamos aprofundar cada um desses itens.

1. Destinatário

Sempre que possível, procure enviar o e-mail a alguém especifico.

Essa história de enviar o e-mail para uma série de pessoas e esperar que alguém tome a iniciativa de responder costuma não dar muito certo (a menos que esse já seja um processo na sua empresa).

Exemplos (sem destinatário especifico):

  •         Hello team,
  •         Hi team,
  •         Hello everybody,
  •         Dear all,
  •         To whom it may concern,
  •         Dear Mister/Miss,
  •         Hi,

Exemplos (com destinatário especifico):

  •         Dear John Smith,
  •         Hello Mr. Smith,
  •         Hello Mary Donny,
  •         Dear Ms. Donny,

IMPORTANTE: evite “Good morning, afternoon, evening” porque você não sabe o horário que a pessoa irá ler.

2. Saudação inicial

Usar saudação inicial no seu e-mail é uma excelente forma quebrar o gelo, sem encher linguiça mas também sem ser rude indo direto ao ponto.

Exemplos:

  •         I hope all is well.
  •         How are you? I hope you are healthy and happy.
  •         I hope you are well.
  •         I hope you are fine.
  •         I trust you and your coworkers are fine.
  •         Greetings from all of us at _________ [company name].
  •         Greetings from _____ [person’s name] and me.
  •         It is a pleasure to be in touch with you again.
  •         It was a delight to see you in ____[conference/event/place].
  •         Welcome back to work! I hope you had a nice vacation.
  •         Thank you for your [support|time|help|assistance].
  •         I really appreciate the [support|time|help|assistance] you’ve given me.
  •         Thank you once more for your help in this matter.
  •         Thank you for writing to us about your experience in the hotel last week.

IMPORTANTE: procure sempre que possível usar saudações diferentes, especialmente se você está acostumado a se comunicar com os mesmos grupos de pessoas.

3. Apresentação

Após a saudação inicial, se você está enviando um e-mail para quem ainda não conhece, é importante apresentar-se.

Exemplos:

  •         I’m working with John Carter on Project Diamond.
  •         Lucy Dinn at Company Extreme said I should contact you.
  •         I saw you last week at the Medicine Directors’ Conference but didn’t have a chance to introduce myself.

4. Explicando do que se trata o e-mail

Para obter a atenção do destinatário, que certamente tem outras dezenas de e-mails para ler, já no primeiro parágrafo, você deve deixar claro a resposta para a seguinte pergunta: “Sobre o que é esse e-mail e por que ela me escreveu?”. Por isso eu separei exemplos diferentes para diferentes contextos:

Agradecimento

I am writing to thank you for your generous contribution to the ……….

Apresentar um novo funcionário

I am pleased to introduce Peter Wilson, Manager of Training Department.

Informar um novo procedimento

This procedure explains how to request services from Information Technology Department.

Assuntos abordados em reuniões

  •         To follow up our call earlier…
  •         As we discussed at yesterday’s meeting…

Compartilhar informação

  •         I am pleased to inform you that we have hired a new Vice President of Financial.
  •         I would like to update you on changes in our travel policy.
  •         Good news…
  •         I have an answer for you…
  •         I’ve completed my research for you…
  •         Just getting back to you…
  •         I received some important information from Ms. Smith, and I believe it will be useful to you…

Confimar compromissos

Informal: Can I confirm we’re still on for lunch tomorrow at 2pm at the South West station?

Formal: This is to confirm our meeting at your office tomorrow at 2 p.m. Does the arrangement still work for you?

Confirmar um acordo

I am happy to confirm our agreement about the…

Declinar uma solicitação

Thank you for writing to ask about attending the conference in Sidney. I wish I could approve your request but unfortunately, I could not.

Enviar um convite

You are invited to Venture Capital Chat on Thursday, December 4, from 4 to 6 p.m. at the Arena Theater.

Fornecer recomendação

Jessica Dell has asked me to provide information to you in support of her job application, and I am pleased to do so.

Parabenizar

Congratulations on successfully passing the exam. Your hard work has paid off!

Pedido de desculpas

  •         Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am sorry that a medical issue prevented my attending.
  •         Let me start with an apology.
  •         I’m sorry.
  •         I apologise.
  •         Please accept my apologies.

Solicitar aprovação

  •         I would appreciate your approval to attend a training program to meet my annual performance goals…

Solicitar carta de referência/recomendação

  •         I am applying to graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.

Solicitar permissão

  •         I am writing to request permission to…

Solicitar reunião

  •         I would like to request a brief meeting with you to discuss…

5. Solicitando ação ou fornecendo ajuda

Antes da saudação final, aproveite para reforçar que você precisa de um retorno (se esse for o caso) e que você está a disposição para esclarecer eventuais dúvidas adicionais.

Exemplos:

  •         If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me.
  •         If you require any further information, feel free to contact me.
  •         If you require any further information, let me know.
  •         Please feel free to contact me if you need any further information.
  •         Please let me know if you have any questions.
  •         I hope the above is useful to you.
  •         Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
  •         Please contact me if there are any problems.
  •         Let me know if you need anything else.
  •         Drop me a line if I can do anything else for you.
  •         I look forward to hearing from you soon / meeting you next Monday.
  •         I look forward to seeing you soon.
  •         I’m looking forward to your reply.
  •         We hope that we may continue to rely on your valued custom.
  •         We look forward to a successful working relationship in the future.
  •         Please advise as necessary.
  •         I would appreciate your immediate attention to this matter.

6. Saudação final

A lista abaixo é bem repleta de exemplos para finalizar um e-mail de maneira gentil, seja em uma comunicação formal ou informal.

Informal

  •         Cheers,
  •         Faithfully,
  •         Many thanks,
  •         Take care,
  •         Warmly,

Formal

  •         All best,
  •         All the best,
  •         Best regards,
  •         Best wishes,
  •         Best,
  •         Cordially yours,
  •         Cordially,
  •         Fond regards,
  •         Hope this helps,
  •         In appreciation,
  •         In sympathy,
  •         Kind regards,
  •         Kind thanks,
  •         Kind wishes,
  •         My Best,
  •         My best to you,
  •         Regards,
  •         Respectfully yours,
  •         Respectfully,
  •         Sincerely yours,
  •         Sincerely,
  •         Thank so much,
  •         Thank you for your assistance in this matter,
  •         Thank you for your consideration,
  •         Thank you for your recommendation,
  •         Thank you for your time,
  •         Thank you,
  •         Thanks,
  •         Warm regards,
  •         Warm wishes,
  •         With appreciation,
  •         With deepest sympathy,
  •         With gratitude,
  •         With sincere thanks,
  •         With sympathy,
  •         Your help is greatly appreciated,
  •         Yours cordially,
  •         Yours faithfully,
  •         Yours respectfully,
  •         Yours sincerely,
  •         Yours truly,

Dicas extras

  •         Se você tem o hábito de receber muitos e-mails em inglês, verifique como eles escrevem, aprenda usando o conceito da modelagem e lembre-se sempre de que você está se comunicando com pessoas de diversas culturas. Seja sempre cuidadoso!
  •         É legal sempre ir variando a forma como você inicia e encerra seus e-mails, especialmente se você envia sempre para o mesmo grupo de pessoas. Você pode copiar e colar essas sentenças no seu computador e ir usando à medida que for respondendo seus e-mails.
  •         Lembre-se de usar o corretor ortográfico para conferir possíveis falhas de digitação, pontuação ou gramática.

Conclusão

A falha na comunicação escrita pode causar uma série de contratempos e retrabalhos, porque dependemos da interpretação do outro lado. Quando isso acontece em um idioma diferente, é ainda pior, porque da mesma forma que você pode ainda não dominar completamente o idioma, a pessoa do outro lado pode ter a mesma dificuldade que você, concorda?

Se assumirmos a responsabilidade de sermos o mais assertivo possível na nossa comunicação, as nossas chances de sucesso com certeza são maiores.

Coloque-se sempre no lugar do outro e lembre-se dos três itens que ele precisa conseguir responder ao ler seu texto:

  •         Quem é essa pessoa?
  •         Sobre o que é esse e-mail e por que ela me escreveu?
  •         Eu preciso responder?

Espero que você tenha aproveitado essas dicas! Bom trabalho!

 

*Vania Paula é Especialista em Idiomas e idealizadora do programa Fluência Descomplicada

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