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Como trabalhar com Google Docs?

Ferramenta que caiu no gosto das empresas não tem muito segredo.

por Fernanda Bottoni*

Você mudou de emprego ou função e agora não sabe o que fazer cada vez que alguém fala para trabalhar com Google Docs? Calma, nós podemos ajudar. O Google Docs, para quem não sabe, é um aplicativo de edição de texto que o Google disponibiliza de graça para os seus usuários. Ele caiu no gosto das empresas e de muitos profissionais, pois permite que várias pessoas editem um texto ao mesmo tempo, entre outras coisas. Confira a seguir seis dicas para fazer bonito com a ferramenta.

6 dicas para trabalhar com Google Docs

1. Entenda o que você pode fazer com ele

Acredite, trabalhar com Google Docs pode facilitar muito a sua vida – e não complicá-la, como você pode estar achando. Para começar, ele permite que várias pessoas editem um texto ao mesmo tempo. Além disso, ele salva as modificações feitas pelos usuários automaticamente, nos servidores do Google, sem que ninguém precise apertar o botão “salvar”.

Com o aplicativo, você também pode compartilhar arquivos e, inclusive, escolher quem poderá ver, comentar e editar cada um. E tem mais: com ele, você pode acessar os documentos de qualquer lugar, desde que tenha um aparelho conectado à internet.

2. Abra uma conta de Gmail

Para trabalhar com Google Docs de graça, basta ter uma conta de Gmail, o e-mail do Google. Com login e senha, você pode abrir o aplicativo diretamente no site ou pela caixa de entrada do Gmail. É só clicar no ícone quadrado no canto superior direito e, então, no ícone do Google Docs (ou “Documentos”). Não é preciso baixar nada.

3. Aprenda a compartilhar arquivos

Para compartilhar um arquivo no Google Docs, basta abrir o arquivo (pelo Google Docs, claro) e clicar no botão “compartilhar” (ou “share”, se estiver em inglês), que fica no canto superior direito. Aí você só precisa listar os e­-mails das pessoas que poderão ter acesso a ele e determinar o nível de modificação que elas terão – ver, comentar ou editar. Outra opção é simplesmente enviar o link do arquivo. O Google garante que, mesmo assim, quem não tiver permissão para acessar o conteúdo não conseguirá ver nada.

4. Veja o que as pessoas estão fazendo

Como várias pessoas podem editar um arquivo ao mesmo tempo, o Google Docs permite que – no canto superior direito – você veja quem está fazendo o que e acompanhe as mudanças realizadas por cada pessoa.

5. Faça um “bate papo” em tempo real

Para discutir com os colegas as alterações que vocês estão fazendo no documento, você pode criar um “bate-papo” em tempo real, sem sair da página. Para isso, é preciso ir na parte superior da tela e clicar no ícone em formato de caixa de diálogo, ao lado do botão “Comentários”.

6. Aprenda a converter Google Docs em Word e vice-versa

Para abrir no Word um documento criado no Google Docs, você precisa abrir o arquivo, clicar em “Arquivo”, depois em “Fazer download como” e selecionar a opção “Microsoft Word (.docx)”. Para fazer o caminho inverso e abrir um documento do Word, por exemplo, no Google Docs, você deve abrir o Google Docs, clicar em “Arquivo”, depois em “Abrir” e selecionar a opção “Upload” para localizar o arquivo que quer utilizar.

 

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*Fernanda Bottoni é jornalista e escreve sobre carreira e mercado de trabalho há 15 anos.