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Como melhorar sua comunicação?

Desenvolva esta competência essencial

por Michelle Weiser*

Podemos nos diferenciar de variadas maneiras em nossa trajetória profissional, seja por termos criatividade, capacidade de gerir pessoas, foco na resolução de problemas, habilidade analítica ou tantas outras competências – tão valorizadas pelas empresas. A comunicação, no entanto, é uma competência essencial em qualquer cenário.

Quando nos comunicamos bem, economizamos tempo, dinheiro e paciência. Evitamos atritos, facilitamos o fluxo de informações e até mesmo podemos conseguir o que queremos com mais facilidade. De acordo com Peter Drucker, pai da administração moderna e grande pensador, 70% de todos os problemas administrativos resultam de ineficiência na comunicação. Já imaginou que prejuízo? Confira algumas dicas para melhorar sua habilidade em comunicação.

5 atitudes para melhorar sua comunicação

1. Saiba quando e como se colocar

Comunicar-se bem também implica entender o ambiente, interpretar as situações e definir um posicionamento. Expor sua opinião pode ser importante sim, mas a barreira entre se colocar e se expor ou “falar abobrinha” precisa ser considerada.

Aliás, muitas vezes ouvir o outro ou ficar em silêncio pode fazer toda a diferença. Nós também nos comunicamos em silêncio, mas de forma mais sutil. Nosso corpo fala, assim como nossos gestos e nossa energia, por exemplo.

2. Saiba com quem está falando

É extremamente diferente se comunicar com seus amigos, com sua família, com seu chefe, com um acionista da empresa ou com um estrangeiro, por exemplo. E esses são apenas alguns exemplos… Cada público tem as suas diferenças e, dependendo do momento, pode exigir uma comunicação única.

Por isso, tenha em vista suas mensagens-chave e adeque-as de acordo com o público-alvo, investindo mais ou menos energia, adotando desdobramentos mais complexos ou mais simples e abordagens mais sérias ou mais descontraídas.

3. Seja prático, mas mire no alvo

Menos é mais. Quanto mais simples for sua comunicação, melhor – o que não implica padronizar e sim mirar corretamente. Saiba o que você busca e deixe à mão tópicos, números, informações atualizadas e até mesmo metáforas. Quando puder, inclusive, transforme seu conteúdo em uma história – isso ativa o cérebro, é envolvente e estimula a memorização.

A técnica BRIEF, sugerida por Joseph McCormack, autor de BRIEF: Making a Bigger Impact by Saying Less pode ajudá-lo a manter sua comunicação objetiva sem deixar nada de fora:

  • Background: qual é o contexto?
  • Reason: por que é importante e por que merece atenção?
  • Information: qual é a informação e quais são os pontos-chave?
  • End: quais são os próximos passos?
  • Follow-up: qual é a preparação para próxima etapa?

A pesquisa do autor aponta que um profissional comum recebe 304 e-mails por semana, checa o smartphone 36 vezes por hora e é interrompido a cada oito minutos. Como fisgar a atenção diante de tanta informação?

4. Treine, treine de novo e treine mais uma vez

Saber se expressar de forma clara é mais fácil para algumas pessoas, mas pode ser resultado de treino e dedicação. Quanto mais confortáveis nos sentimos com um assunto, mais fácil fica falar sobre ele. Por isso, faça um mapa mental e organize sua mente antes de se comunicar – seja oralmente, via e-mail ou telefone.

É importante estudar e praticar, fazer perguntas e entender o que será comunicado. Nesse treino também é importante perceber onde é possível melhorar, que vocabulários vale a pena buscar, que postura e tom de voz vale assumir. Cada detalhe é (muito) importante.

5. Abra sua cabeça

Sua opinião não é o centro do mundo e nem necessariamente correta. Ficou chocado? É uma verdade difícil de admitir, mas além de tudo desafiadora. Nem sempre estamos com a razão…  Abrir a cabeça para aprender, desaprender e reaprender é em passo mais maduro para refinar sua comunicação.

Além disso, precisamos praticar a empatia – “calçar os sapatos do outro” ao invés de ditar, julgar ou condenar. A comunicação mais assertiva é aquela “menos cega”, que considera e reconhece a opinião do outro.

Lembre-se: não há mágica para se tornar um supercomunicador, mas um supercomunicador consegue fazer mágicas. Com essas dicas, ficará cada vez mais fácil conquistar o seu espaço no ambiente de trabalho.

 

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*Relações Públicas pela Cásper Líbero, pós-graduanda em Gestão de Marketing pela ESPM e analista de marketing na AccorHotels para as marcas ibis no Brasil. Com experiência em Comunicação, Marketing, Vendas e Eventos, foi eleita um dos 15 profissionais de marketing mais engajados no LinkedIn Brasil em 2015. Apaixonada por uma boa história, entusiasta da era do compartilhamento e crente do poder da gentileza em um mundo cada vez mais imediatista.