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6 passos para fazer reuniões mais produtivas

Definir um objetivo e convidar pessoas certas são passos essenciais

Reuniões mal conduzidas podem roubar todo o seu tempo e – o que é pior – não trazer qualquer solução para as questões que deveriam ser discutidas durante o encontro. Por outro lado, quando são realizadas de modo adequado, esses encontros podem ser a mais eficiente forma de comunicação que existe. Duvida? Então confira estas dicas certeiras do coach Alexandre Rangel para fazer reuniões mais produtivas.

Reuniões mais produtivas: sim, você pode

1. Planejamento

Esse é o primeiro ponto para não deixar a reunião virar a maior ladra do tempo corporativo. “É preciso determinar, com antecedência, quem vai liderar a conversa, em que local ela vai ocorrer, que assunto será discutido e qual vai ser a sua duração”, afirma Rangel. “É comum que, em uma sala com quatro ou cinco pessoas, fique um olhando para a cara do outro sem saber por onde começar.”

2. Defina um objetivo

Para convocar uma reunião é preciso ter em mente qual será o seu propósito, como tratar de determinada proposta comercial ou discutir planos de treinamento, por exemplo. “Quando o objetivo é claro as pessoas já podem se munir das informações que serão necessárias para leva-lo adiante.”

3. Dispense quem pode ser dispensado

Segundo Rangel, é muito comum ter pessoas desnecessárias participando de uma reunião. Isso, obviamente, gera muita perda de tempo, tanto da pessoa que foi convocada e nem sabe por que está ali quanto para os outros, que acabam se perdendo em conversas paralelas. Sua dica é convocar apenas as pessoas necessárias para o encontro.

4. Não esqueça quem é indispensável

O contrário de convocar quem não tem nada a ver com o assunto também ocorre com frequência. É quando as pessoas esquecem de chamar para a conversa alguém que é indispensável para discutir determinado assunto. “Nem sempre essa pessoa está disponível naquela hora e, muitas vezes, é preciso remarcar a reunião”, diz Rangel.

5. Estime bem a duração do encontro

Pode não parecer, mas saber dimensionar quanto tempo uma reunião deve durar é essencial para que ninguém perca tempo a mais do que o necessário. Se, por exemplo, uma reunião prevista para durar três horas e acabar em uma hora e meia, os participantes terão bloqueado a agenda por uma hora e meia a mais do que seria necessário. Por outro lado, se ela se estender por uma hora e meia além do que estava previsto, os participantes podem perder compromissos e ainda perderem o foco porque estão preocupados com esse atraso.

6. Evite desvios

Por fim, a sexta dica para ter reuniões mais produtivas é, claro, manter o foco no que precisa ser discutida. “É preciso evitar desvios”, diz ele. “Se for para falar sobre elefantes, não deixe que a lembrança da tromba leve a conversa para a jiboia ou, em dali a alguém tempo, vocês estarão falando da sucuri de Manaus”, diz ele. “O líder da reunião tem a função de manter a conversa nos trilhos.”

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