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Secretária: confiança de chefes é fundamental

por Guss de Lucca
fotos: Ailton de Oliveira/arquivo pessoal

Esqueça aquela imagem de uma mulher arrumada – às vezes até demais – que passa o dia anotando recados e marcando consultas médicas para o chefe. Se no passado essa era a ideia de uma secretária, hoje o cargo, agora chamado de secretariado executivo, envolve tarefas muito mais importantes dentro da corporação.

Com quase 30 anos de mercado Monica Borges, assistente executiva da Avon, atualmente atende a um vice-presidente, um diretor e toda a equipe abaixo dele. Para ela, a mudança na profissão é clara. “Costumávamos atender um executivo e algumas atividades mais particulares, de casa e família, era mais uma assistente pessoal. Hoje passamos a trabalhar mais com o executivo em si e com a empresa, seus departamentos. Passamos para o lado mais comercial da coisa”, diz.

Segundo Monica, um dos maiores desafios da profissão é ter flexibilidade para trabalhar com chefes de diferentes culturas e encontrar uma sintonia. “Já trabalhei com executivos japoneses, americanos e brasileiros, e cada um tem particularidades culturais. É preciso saber que, no caso de um japonês, você não pode chegar e cumprimentá-lo com beijo no rosto logo de cara.”

Ela acredita que a chave para o sucesso de um secretário executivo é a confiança entre o funcionário e o patrão. “Esse início de trabalho com o executivo é crucial. Se você conquista a confiança dele no seu trabalho tudo flui muito bem. Como dizia um chefe que tive, a entrega é a chave pra liberdade. Se você entrega o que precisa, bem-feito e no momento certo, não terá o chefe no pé”, comenta.

Muita discrição e fluência em idiomas
Discrição também é palavra de ordem na profissão, pois a proximidade faz com que o secretário executivo saiba muitos detalhes do trabalho e até da vida pessoal do empregador. “Você tem acesso a informações muito confidenciais, principalmente se trabalhar com um executivo em posição importante – e pode haver gente querendo descobrir isso”, alerta.

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Entre as obrigatoriedades de quem quer entrar nesse mercado ela destaca o domínio do português e fluência em outro idioma. “O ideal seriam dois idiomas além do português, que precisa ser impecável. O português de um executivo não precisa ser bom, mas o do assistente tem que ser ótimo. Além disso, inteligência emocional para perceber que no final é ele quem aparece, e não você, é essencial. Percebemos muitas vezes que jovens que ingressam na profissão não gostam da posição de bastidor do cargo, o que é normal.”

Formando a nova geração
Coordenadora do curso de Secretariado Executivo Trilíngue da FMU, a professora Regina Helena Giannotti diz que as principais mudanças envolvem a expectativa desse profissional. “Hoje o nível de exigência é muito maior. É um mercado bastante competitivo, mas com grandes oportunidades para quem está chegando, pois independente do tamanho da organização, esse profissional é imprescindível para o funcionamento da rotina de um escritório.”

Esse espaço é ocupado porque muitas vezes o administrador não quer assumir a responsabilidade pela rotina da empresa, ao mesmo tempo em que os executivos querem que o tempo de seus gestores seja gasto em tomadas de decisões. “É aí que o secretário executivo assume esse espaço, pois trata-se de um profissional com formação para manusear todas as informações, atribuindo sentido a elas”, explica.

Regina conta que, com base nos contratos de estágio que assina, alunos que ingressam no mercado de trabalho durante a faculdade recebem inicialmente uma média de R$ 1.500 de salário mais benefícios. No caso dos recém-formados, o valor chega aos R$ 4 mil. Porém, as oportunidades que recebe de alunos já empregados beiram a casa dos R$ 9 mil. “Isso depende muito da qualificação do profissional e de sua experiência anterior. Como parte do trabalho tem como base a confiança, os salários são compatíveis com sua atuação.”

Desmistificar a percepção do secretariado executivo é a primeira dica da professora aos futuros profissionais. “Esqueça a imagem da mulher exuberante sempre arrumada. Tenha em mente que se trata de uma formação continuada. É preciso buscar informações sobre as especificações do setor de atividade em que se vai trabalhar, entender seus processos e terminologias de mercado. E principalmente ter uma formação ética e moral. Isso faz a diferença de um profissional.”