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Planejamento ajuda a derrubar os vilões do tempo

Telefone, e-mail, reuniões, senso de urgência e até a tecnologia podem atrapalhar

por Heloisa Valente

Chegar ao final de um dia de trabalho com a sensação de não ter conseguido cumprir metade de suas tarefas é motivo de muita frustração profissional. Os vilões do tempo estão por todos os lados ajudando a derrubar a produtividade. Mas afinal, quais são eles? Como fazer para driblá-los?

Christian Barbosa, diretor da TriadPS, consultoria especializada em gestão de tempo e autor do livro Tríade do Tempo, dá essas dicas de carreira e explica que planejamento é a palavra-chave quando o assunto é resgatar produtividade. “São muitos os ladrões do tempo. Telefone, e-mail, reuniões, senso de urgência e tecnologia são os principais”, diz.

Barbosa comenta que planejamento e organização são essenciais para um bom desempenho no ambiente corporativo. “Pequenas mudanças podem fazer grande diferença na gestão de tarefas. Priorizar ligações que serão atendidas, reservar uma parte do dia para ler e responder e-mails e ser objetivo nas reuniões são iniciativas importantes em busca de melhor produtividade”, afirma.

Ele diz que a tecnologia é uma aliada no cotidiano profissional, mas alerta: ela pode se tornar uma vilã. “As redes sociais, os links patrocinados, e as mensagens instantâneas são ferramentas facilitadoras da comunicação, mas tomam tempo para leitura e resposta”, observa.  A dica aqui, diz ele, é ter foco naquilo que buscamos. “Quando utilizamos esses recursos é preciso ser objetivo para não dispersar no universo de oportunidades.”

Rumo à produtividade
Líderes e equipe motivadas já somam meio caminho andado em busca de produtividade. Mas e a outra metade, como conseguir? Reunião pode ser o caminho, certo? Nem sempre…

“Reuniões intermináveis e sem foco definido são um tempo perdido”, resume Barbosa. Ele comenta que estudos indicam que no Brasil apenas 1/3 do que é discutido em reuniões de fato são assuntos priorizados pelas empresas. “Pensar que 70% desse tempo é jogado no lixo é uma realidade preocupante e que precisa ser modificada”, alerta.

“Além de técnicas específicas para gestão de tempo, aplicada em cursos e workshops nas empresas, atitudes individuais podem fazer diferença”, explica o especialista. Cobrar do líder mais objetividade e foco em uma reunião, sugerindo temas pontuais, por exemplo, é item sempre bem-vindo. “A individualidade aqui pode surtir um bom efeito no grupo”, sugere.

Rotina corporativa
Outra rotina corporativa que, se bem estruturada, pode fazer diferença no tempo perdido é a organização dos e-mails. “Criação de pastas que separem assuntos e redação objetiva das mensagens são duas ações importantes. Perguntas objetivas resultam respostas mais objetivas e só aí já há ganho de tempo.”

Enumerar prioridades, utilizar recursos tecnológicos (teleconferência, Skype, entre outros) e reduzir em 10 minutos o tempo das reuniões são outras duas dicas que podem trazer resultados altamente satisfatórios para as organizações, não só com ganho de tempo e produtividade, mas com redução de custos.