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Aprender a priorizar é primeiro passo para ser mais produtivo

Coach e ex-gestora de RH conta como aprendeu a se organizar para cumprir suas metas diárias

Depois de passar 15 anos como gestora de RH em grandes empresas como Marriott International, Dessault Systemes e Ermenegildo Zegna, Lilian Caires, de 39 anos, enfrentou o maior desafio de sua carreira: organizar a agenda para conseguir fazer tudo o que precisava. “Ao me tornar empreendedora, descobri que eleger prioridades é essencial para precisa ser mais produtivo”, diz ela. 

Essa mudança ocorreu há 3 anos, quando Lilian foi demitida do cargo de gerente de recursos humanos da Ermenegildo Zegna ao retornar da licença-maternidade. “Eu sabia que isso iria acontecer porque a empresa passava por uma reestruturação”, conta ela. “Aproveitei a oportunidade para tirar da gaveta o projeto de me tornar coach”, diz ela. 

No início da nova vida, Lilian se deparou com o enorme desafio de ter flexibilidade de horários. “Empreender é muito diferente da vida corporativa, em que você tem mais ou menos horário para tudo e vai driblando o tempo entre uma reunião e outra”, explica. Isso sem contra um agravante e tanto para a agenda – agora ela tinha um filho para cuidar e precisava lidar com todos os tipos de imprevisto que a maternidade traz. 

Aconteceu que Lilian, como muitos outros profissionais, tinha ânsia de resolver tudo o mais rápido possível e, por isso, colocava dez compromissos na agenda logo para o período da manhã. “Eu simplesmente não considerava os tempos de deslocamento, por exemplo”, afirma. O resultado não é difícil imaginar. Ela vivia ocupada, correndo contra o tempo, mas sem dar conta de resolver tudo o que tinha proposto para o dia. “Eu estava sempre atrasada. Ou adianta demais”, diz ela. 

Como ser mais produtivo (mesmo tendo flexibilidade de horário)

Na época, Lilian estava fazendo coach e, em uma das sessões, percebeu que o que mais faltava na sua nova vida profissional era aprender eleger prioridades. Foi o que fez. “Descobri que se não utilizasse técnicas de agenda e organização não chegaria a lugar algum”, diz ela. 

Desde então, sua técnica é organizar os horários fazendo contas de trás para frente, como ela diz. Ou seja, se ela tem uma reunião na Av Paulista às 10 horas, considera o trânsito que pode pegar, o tempo para estacionar o carro e obter o crachá. Tudo cronometrado. 

Outro aprendizado valioso foi o de aproveitar o tempo – quando sobra. “Eu não sinto mais que estou sempre devendo”, afirma. “Quando sobram 10 minutos, eu leio, ouço rádio, vejo notícias”, afirma. “Não loto mais a agenda de compromissos porque entendi que não dá para vestir a capa de Mulher Maravilha o dia inteiro”, afirma. E, agora que tem a agenda mais organizada, Lilian faz um alerta: “A gente tem o hábito de se colocar metas impossíveis para provar que é melhor ou maior do que qualquer coisa”, diz ela. “Isso é bobagem”, garante. “Os maiores CEOs do mundo têm dois ou três compromissos para cada dia. O resto é improviso.” 

Sua dica, para quem ainda vive loucamente ocupado e sempre correndo atrás da produtividade perdida, é entender o que é prioridade para você. A partir desse entendimento, a recomendação é organizar a agenda em função dessas prioridades – ou seja, daquilo que de qualquer forma precisa ser realizado naquele dia. Vale tentar, não? 😉